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De la firma de actas y certificaciones en los órganos colegiados

Gobernanza
De la firma de actas y certificaciones en los órganos colegiados
José Joaquín Jiménez Vacas
Doctor en Derecho. Investigador colaborador del Centro de Investigación para la Gobernanza Global (CIGG) de la Universidad de Salamanca (USAL)
https://cigg-usal.es/staff/jose-j-jimenez-vacas/
Fecha: 24/05/2023
La diferente calidad jurídica con que presidente y secretario intervienen en el acto de firma de las actas y de las certificaciones de los órganos colegiados, deduce preciso el orden para recabarla; primero por el secretario, como titular de la fe pública, y después por el presidente, con el valor del visto bueno.

El artículo 18 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (en adelante, LRJSP), bajo la rúbrica “actas”, señala lo siguiente:

“1.- De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

[…]

2.- El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la inmediata siguiente. El secretario elaborará el acta con el visto bueno del presidente y lo remitirá a través de medios electrónicos, a los miembros del órgano colegiado, quienes podrán manifestar por los mismos medios su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación, considerándose, en caso afirmativo, aprobada en la misma reunión.

[…]”.

Quepa contextualizar, a este respecto, que la forma del procedimiento administrativo colegiado es verbal y, por consecuencia, oral es la forma del acto colegiado, excepción a la regla general escrita de los actos administrativos (ver, particularmente, el art. 36.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en adelante LPAC).

La forma del procedimiento administrativo colegiado es verbal y, por consecuencia, oral es la forma del acto colegiado, excepción a la regla general escrita de los actos administrativos (ver, particularmente, el art. 36.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en adelante LPAC).

La oralidad, en desarrollo de cada sesión del órgano colegiado y en adopción de su voluntad, requerirá de ulterior documentación escrita mediante el acta, reseña de lo sucedido en cada una de las sesiones celebradas por el órgano. A tal fin, el acta deberá reflejar, fielmente, las incidencias jurídicamente relevantes, y por ello se atribuye la responsabilidad de su redacción al secretario actuante (arts. 18.1 y 19.4.d LRJSP), al que corresponderá la responsabilidad de recibir y apreciar los datos de interés que el acta deba recoger.

El acta es, por lo tanto, el documento solemne y formal, con efecto probatorio de lo adoptado en cada sesión y de la regularidad del procedimiento colegiado. Los actos colegiados, adoptados en derecho, son, sin embargo, válidos desde su adopción en la sesión correspondiente, y sin perjuicio de que su eficacia pueda quedar demorada en los mismos supuestos que cualquier acto administrativo (ex art. 39.2 LPAC).

La validez del acto colegiado no depende de la aprobación del acta. Válido desde que se adoptó, despliega los efectos jurídicos que, en cada caso, haya previsto el ordenamiento. La aprobación de las actas, por tanto, no es una ratificación de los acuerdos adoptados, ni convalida posibles irregularidades de la sesión o del acto colegiado.

El acta contribuye a la publicidad del contenido de las sesiones y favorece el control de legalidad de la actuación del órgano. Resulta uno de los aspectos con mayor relevancia externa, correspondiendo al secretario velar por su legalidad, formal y material, autorizando esta y garantizando que los procedimientos y reglas de constitución y adopción de acuerdos por el órgano colegiado son respetados (art. 16.2 LRJSP).

La redacción del acta de cada sesión es, por tanto, responsabilidad del secretario del órgano colegiado, que debe visarse por el presidente (art. 19.2.f LRJSP), previa ratificación por los restantes miembros para su aprobación (art. 18.2 LRJSP, citado).

La redacción del acta de cada sesión es responsabilidad del secretario del órgano colegiado, que debe visarse por el presidente (art. 19.2.f LRJSP), previa ratificación por los restantes miembros para su aprobación (art. 18.2 LRJSP).

El secretario, como titular de la “fe pública” (art. 16.2 LRJSP), es el responsable de la fidelidad del acta, por lo que el —posterior— visado por el presidente es una mera legalización documental, y la ratificación por los restantes miembros, una mera declaración de conocimiento que no contiene elementos valorativos ni declaraciones de juicio, y que solo confirma que lo que ha recogido el secretario actuante, en el borrador de acta redactado, es verdad.

Resulta necesario detenerse en el valor del “visto bueno” por el presidente, como la facultad que compete a este de “visar” las actas y las certificaciones de los acuerdos del órgano colegiado (ex art. 19.2.f LRJSP).

Siguiendo a A. Pérez Luque (2005: 954)[1], el “visto bueno” o visado por el presidente solo quiere expresar que el secretario —fedatario— es quien firma, que su firma es esa y que está en el ejercicio del cargo, pero no hace asumir al presidente el contenido de lo que se certifica.

Esto es algo ya dicho, también, desde muy antiguo. En el Diccionario de la Administración Española: Compilación de la Novísima Legislación de España Peninsular y Ultramarina (1892-1894: 982)[2], se dice sobre el visto bueno: “el visto bueno que un funcionario público pone en cualquier documento no se refiere a la certeza o exactitud de lo contenido en él, sino que sólo sirve para dar fe de que el funcionario por quien se ha expedido y que le autoriza, ejerce el cargo con que se titula; y que la firma con que certifica es verdadera”.

Actualmente, y en este sentido, por mejor ejemplo, el artículo 205 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, prevé, respecto de las certificaciones, que “el visto bueno es para significar que el secretario o funcionario que las expide y autoriza está en el ejercicio de su cargo y que su firma es auténtica”[3].

Para algunos autores, el requisito del “visto bueno” debería suprimirse, puesto que quien no tiene la fe pública, el presidente, al estampar su firma en la certificación, lo único que hace es reconocer la —previa— firma y ejercicio del funcionario[4].

En el entender de J. Catalán Sender (1998: 48)[5], ello, sin embargo, no es acertado, pues, aparte de tener una larga tradición histórica este requisito, es evidente la autoridad[6], en sentido de auctoritas del ius romanorum, que da la firma del presidente del órgano colegiado ad extra, en su facultad de representación, así como de cara a las instituciones privadas, notarios, Registro de la Propiedad, etc., lo que puede suponer un mensurado y eficaz control de facto hacia la potestad o función del secretario, a la par que convertir a la presidencia del órgano en el primer garante del sistema.

Por conclusión, la diferente calidad jurídica con que presidente y secretario intervienen en el acto de firma de las actas y de las certificaciones de los órganos colegiados, deduce preciso el orden para recabarla: primero por el secretario, como titular de la fe pública, y después por el presidente, con el valor del visto bueno.

Autor/a: José Joaquín Jiménez Vacas


[1] Pérez Luque, A. (2005). De algunas cuestiones de las notificaciones y certificaciones de los secretarios de Administración local. El Consultor de los Ayuntamientos y de los Juzgados, 6, 941-957.

[2] Martínez Alcubilla, M. (1892-1894). Diccionario de la Administración Española: Compilación de la Novísima Legislación de España Peninsular y Ultramarina (5.ª ed., tomo IX). Madrid: Administración.  

[3] Pérez Luque, A., en su artículo citado en la nota 1 (p. 954), señala con intención que con este añadido, que ya estaba también en el ROF de 1952, se salva al político del contenido de la certificación, aunque no se sabe por qué ha de dar el visto bueno, pues para él ¿quién da otro visto bueno? Y, así, la cadena de vistos buenos no acabaría nunca. ¿Necesita un notario que alguien dé el visto bueno a su firma y a su existencia como fedatario?

[4]  De Las Marinas, V. (1958). Fe administrativa. CUNAL, 58 (pp. 250-251); Sáenz-López González, J. A. (1966). La fe pública administrativa en la vida local.  Madrid: Publicaciones Abella (p. 76); Calaza Ramudo, B. (1988). La función de la fe pública en los apartados e), f), g) y e) del artículo 2 del RD 1174/1987, de 18 de septiembre. En J. Castellano Rodríguez (coord.). La fe pública local. Madrid: MAP (p. 72); La Redacción de El Consultor. (1996). Comentarios al ROFRJAL (tomo II, Madrid, p. 1177).

[5] Catalán Sender, J. (1998). El significado del “Visto Bueno” extendido en las certificaciones por la Presidencia de los órganos colegiados. Una aproximación histórica, doctrinal y jurisprudencial. Actualidad Administrativa, 3, 43-56.

[6]  Sobre la fe pública como fuerza de lo que el derecho romano denominó auctoritas, vid. Díez-Picazo y Ponce de León, L. (1994). Fe pública y documento público. En Consejo General del Notariado. La fe pública: jornadas organizadas por el Ministerio de Justicia y el Consejo General del Notariado los días 18, 19 y 20 de abril de 1994 (pp. 191-218). Madrid: Consejo General del Notariado (p. 206).  

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